Tableros de control: ¿Qué son y para qué sirven?

Introducción

Es muy importante para cualquier negocio evaluar el desempeño de sus operaciones, monitorear el mercado y los procesos que se consideren claves para cumplir objetivos. Las acciones encaminadas en función de esto, facilitan la toma de decisiones permitiéndole a la organización ajustar la gestión de manera rápida según las desviaciones presentadas.

Para tener un seguimiento del desempeño de los procesos o sistemas organizacionales a través del tiempo, una de las herramientas que más se utilizan son los tableros de control. Estos tableros, tienen como propósito presentar el estado de cumplimiento de los objetivos mediante la medición de indicadores evaluados en una relación Plan contra Real, Real contra períodos anteriores. Utilizar un cuadro de mando para monitorizar todos los parámetros de la empresa y disponer de una imagen real de lo que ocurre dentro y fuera de la misma es la herramienta ideal para de una manera esquemática representar el sistema que se dirige. Esta representación se consigue al ofrecer una serie de indicadores numéricos y gráficos que propician una visión general, objetiva y en tiempo real que ayuda a la toma de decisiones.

Características de un buen tablero de control

A continuación, le proponemos algunos de los puntos más generales que le permitirán evaluar qué tan útil o bien confeccionado está un tablero de control para garantizar un proceso de toma de decisiones efectivas:

  • Enfocado al usuario: Un punto muy importante en el trabajo con tableros de control, es saber a quién va dirigido, idea que no solo incluye su presentación a los niveles estratégico, táctico y operativo. Se deberá tener muy en cuenta las necesidades de información de los decisores y los problemas que estos pretenda resolver. Porque lo ideal es que esta herramienta sirva para formular hipótesis, conducir los procesos de cambio organizacional o controlar flujos de trabajo.

Se deberán tener cuenta, las características, objetivos necesidades y expectativas de aquellas personas o instituciones a quienes se les mostrarán dichas informaciones. Un tablero de control sobre el cumplimiento de los objetivos estratégicos en la organización deberá diferir considerablemente en su forma de presentación a inversionistas, directivos y empleados debido a que sus necesidades de información son completamente diferentes.

  • Agradable a la vista: Esta característica a pesar de que pueda parecer redundante es crucial para la usabilidad de esta herramienta. Porque de la forma en que se presenta la información, dependerá su interpretación ágil y efectiva. Si se cuida la ergonomía visual de los esquemas, tablas y diagramas que se interrelacionan con los objetivos, descritos mediante esta herramienta, será muy difícil comprender las verdaderas implicaciones de las variaciones que se presenten en los indicadores seleccionados.

La complejidad, en la presentación de la información se ve aumentada cuanto más se busque explicar esquemáticamente las interrelaciones existentes entre procesos, áreas organizativas y stakeholders.  El análisis de estos datos, está soportado por gráficas, semáforos de cumplimiento e íconos que necesitan ser de fácil comprensión para el equipo de trabajo, porque a las personas se nos dificulta entender grandes volúmenes de información no esturada hacía un propósito concreto.

Diseñando un tablero de control amigable

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  • Integralidad: Es extremadamente útil mediante los tableros de control analizar los procesos y sistemas de trabajo, desde diferentes perspectivas o áreas de influencia. En búsqueda de soportar las decisiones, en las relaciones de los procesos internos con las entradas y salidas de recursos e información, estas perspectivas han de estar enfocadas a aglutinar los objetivos e indicadores, cada una desde un determinado ámbito de actuación dentro de la organización. Ya que permite aglutinar y organizar los objetivos de una manera potable para el análisis.

Aún hoy día en algunas empresas, los tableros de control se conforman de indicadores financieros (balances de cuentas y resultados). Esta visión limita la capacidad de tomar decisiones, porque los datos disponibles no permiten hacer proyecciones que impacten en más de un área de responsabilidad y porque se tiende a utilizar información desactualizada.

Por lo que a principio de los años 90 del pasado siglo surgieron los Cuadros de Mando Integrales (Balanced Scorecard) como herramienta canalizadora de las ideas propuestas hasta ahora; esta modalidad de tablero de control está compuesta fundamentalmente (aunque pueden variar) por las perspectivas financiera, clientes, procesos internos y, aprendizaje y crecimiento.

  • Flexible, abarcador y personalizable. Un buen tablero de control ha de garantizar el adecuado dinamismo en su diseño para ajustarse a las necesidades de información en tiempo real, para la toma de decisiones. Los tableros de control, no puede permanecer constante en el tiempo, han de ser capaces de mostrar indicadores relevantes para cada situación que lo demande. Por lo que el usuario ha de tener total libertad de escoger los indicadores que desea analizar en cada momento y forma de mostrar la información.

Siempre que se pueda se deberán recolectar todos los datos posibles, mostrando solo aquella información que responda a objetivos que se deben cumplir en el sistema o proceso objeto de dirección. La principal ventaja de proceder de esta manera, radica en que cuanta más información se disponga más sencilla será la tarea de diseñar indicadores y tableros de control para evaluar situaciones específicas.

  • Dependiente de objetivos SMART. En un buen tablero de control los indicadores responden al cumplimiento de uno o varios objetivos SMART.

Pues estos indicadores han de responder al cumplimento de las estrategias de la organización. Al ser los objetivos SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, y Sujeto a un marco temporal), los indicadores de los tableros de control avalúan su cumplimiento.

A cada indicador le pueden corresponder varios objetivos y a cada objetivo, varios indicadores. Por lo que se establece una relación que permite evaluar el impacto de las tácticas ejecutadas para cumplir con los objetivos propuestos de una manera integral.

  • Automatizable. Un buen tablero de control es presentado de una forma mediante la cual el trabajo humano se ve reducido considerablemente en los procesos de captación y procesamiento de la información. Puesto que cada uno de los indicadores para ser calculados demandan una gran cantidad de datos se han de diseñar fuentes de recolección poco susceptibles a errores, por lo que se deberán utilizar herramientas computacionales de cálculo.

Según la complejidad y el período de vida del sistema objeto de dirección que se pretende evaluar, se recomiendan utilizar hojas de cálculo o sistemas de bases de datos. Para tal fin existen herramientas de pago y gratuitas que hacen posible esta idea.

Tipos de tableros de control

Tipos de tableros de control

Según el ciclo de planificación de la empresa; ciclo estratégico, táctico y operativo; se presentan las tres grandes variaciones en el diseño de los tableros de control. Esto se debe al horizonte de planificación de cada uno de estos. Puesto que las necesidades de información y los tipos de decisiones que se toman en cada uno de estos niveles varían considerablemente y a que la frecuencia de recolección de la información necesaria para conformar los indicadores también los hace, resulta muy poco conveniente mezclar estos niveles a la hora de conformar los tableros de control.

A continuación, se argumentan sus características para cada uno de estos horizontes de planificación:

  • Tableros de control a nivel estratégico. Los indicadores organizados por perspectivas de gestión, han de estar enfocados hacia el crecimiento y desarrollo de las capacidades productivas, los productos, la tecnología y la organización de la empresa, soportado en proyectos de I+D+ i + Inversiones + Capacitación + Introducción + Asimilación. Por lo que tienden a ser asociados a la metodología del Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard). Tienden estos indicadores también a ser muy generales, obviando aspectos que responden a procesos de trabajo, centrándose en aquellas acciones que garantizan la sostenibilidad empresarial y las capacidades competitivas de sus sistemas.

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  • Tableros de control a nivel táctico. Este tipo de tablero tiene como propósito revisar los resultados internos de la organización por sus diferentes áreas, haciendo seguimiento a los indicadores de resultado y en una perspectiva a corto plazo. Responden sus indicadores al mantenimiento de los activos fijos y asegurar la fuerza de trabajo con la capacitación más actualizada de acuerdo a las perspectivas de desarrollo y mejora de la empresa. Los indicadores y objetivos han de responder al aseguramiento de las condiciones para la ejecución de los ciclos operativos actuales y futuros con efectividad creciente.
  • Tableros de control a nivel operativo. Los indicadores de los tableros de control a este nivel responden al seguimiento de los procesos o unidades de negocio de la organización. Idealmente debe contener información, por ejemplo, del área financiera: ventas, cobros, cartera, producción. En estos tableros se evalúan las actividades operativas que están comprendidas desde captar la demanda a satisfacer y obtener recursos desde sus fuentes de aprovisionamiento hasta la entrega de los productos a los clientes, servicio posventa y el cobro.

Conclusiones

Un tablero de control es una herramienta que permite evaluar la marcha del cumplimiento de los objetivos planificados por la organización a los niveles estratégicos tácticos y operativos. Estas herramientas representan mediante indicadores que posteriormente se traducen gráficamente las relaciones que existen dentro de los sistemas y procesos de la organización que se evalúan para tomar decisiones. Además, se proponen una serie de parámetros que usted podrá utilizar para evaluar que tan bien diseñado está un tablero de control.

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Tablero de control en la toma de decisiones

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