La Intranet corporativa en las empresas cubanas

Introducción

La intranet corporativa es una oportunidad para aquellas empresas cubanas que necesiten mejorar la comunicación interna con sus trabajadores y potenciar la gestión del conocimiento. Su estructura y contenido dependerá de las características y necesidades específicas de cada negocio. Sin embargo, las empresas estatales cubanas tienen algunas coincidencias en cuanto al diseño de su sistema de dirección y gestión empresarial, entre las que se encuentran:

  1. El sistema de gestión de la calidad
  2. El sistema de control interno
  3. El modelo de perfeccionamiento empresarial
  4. El sistema de seguridad y salud en el trabajo
  5. El sistema de gestión ambiental

Una característica común en estos sistemas de dirección y gestión, es que conducen a las empresas que los implantan a ejecutar con eficacia sus procesos de negocio bajo un enfoque mejora continua. Otra de la característica es que mucho de sus requisitos coinciden y, por tanto, resulta necesario integrarlos para evitar la duplicidad de información. También se generan un gran volumen de información, las cuales deben estar disponibles para que los trabajadores la utilicen y logren un mejor desempeño en sus puestos de trabajo. Además, estructurar, organizar y comunicar toda esta información a los trabajadores y crear espacios para gestionar los conocimientos que se requieren o se producen por estos, constituye sin duda, un reto para las empresas estatales cubanas.

La intranet corporativa como plataforma de comunicación interna

Se ha podido verificar, a través del análisis de casos, que una de las soluciones informáticas que más contribuye a afrontar estos retos y a fortalecer el sistema de comunicación interna y la gestión del conocimiento, son las intranets corporativas. Una intranet corporativa es una plataforma basada en tecnologías web, que logra integrar y publicar los recursos de información y tecnológicos de una organización. En palabras menos técnicas, es una web en la que se publica y se actualiza la información que necesitan los trabajadores para desempeñar su trabajo y el enlace a servicios informáticos que sean accesible a través de una url.

La intranet corporativa debe estar alineada a los requisitos del sistema de dirección y gestión que tenga implantado las empresas en Cuba. Por tanto, el primer paso es identificar esos requerimientos. La norma ISO 9001:2015, el reglamento para la implantación del perfeccionamiento empresarial y las normas para el sistema de control interno, abordan el diseño de un sistema de comunicación. En tal sentido expresa el Decreto-281 (2018):

Singular importancia reviste, la implantación del sistema de comunicación en la empresa, con énfasis a la comunicación interna, lo que deberá permitir el establecimiento de relaciones de dirección participativa, el conocimiento por parte de los trabajadores de las principales misiones, valores y objetivos a alcanzar en la empresa.

La intranet corporativa también debe de favorecer los procesos de socialización, externalización, combinación e internalización del conocimiento, ya que son requisitos a cumplir por estas normas. Específicamente la norma ISO-9001 (2015) en su apartado 7.1.6 expresa que los conocimientos deben mantenerse y ponerse a disposición (de las personas) en la medida que sea necesario. Mientras que el Decreto-281 (2018) afirma:

El activo más importante (de las empresas en Cuba) es el conocimiento de sus trabajadores. Mientras más conocimiento acumulen las personas que trabajan en la empresa, más posibilidades tendrán de lograr un alto grado de capacidad de trabajo y desempeño en las tareas asignadas.

Como resultado de todo lo descrito, se considera que una intranet corporativa para una empresa estatal cubana debe incluir al menos:

  • Información documentada de los sistemas de gestión de la calidad, control Interno, seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente. Por ejemplo, la información documentada del sistema de gestión de la calidad puede estar organizada en los procesos definidos en su mapa de procesos, mientras que la información documentada del sistema de control Interno puede estar estructurada por cada uno de sus componentes y normas.
  • El diseño estratégico, en el que se comunique la reseña histórica de la empresa, su misión y visión, el objeto social, las áreas de resultados claves, las estrategias, objetivos estratégicos y planes de acción.
  •  Diseño Organizacional, para comunicar la estructura organizativa, los valores compartidos, los miembros del consejo de dirección, las funciones y facultades de la empresa, los miembros y funciones de los distintos órganos asesores, colegiados o colectivos de dirección.
  • Un tablero de control, en el que se mantengan actualizados los indicadores claves de desempeño. Si ya la empresa tiene su cuadro de mando integral, la intranet corporativa puede presentar un enlace a este. Si cuenta con un ERP, la Intranet Corporativa puede cargar estos datos de forma automática. De lo contrario se puede publicar y actualizar de forma manual.
  • Páginas individuales, para cada dirección funcional o unidad empresarial de base, en la que comuniquen su misión, estructura organizativa, funciones y facultades, principales objetivos de trabajo y su cumplimiento.
  • Publicar el plan de trabajo, con el objetivo de comunicar las principales actividades y eventos de dirección que guiarán a esta empresa cubana en un periodo. Si la empresa tiene un sistema de planificación implantado se puede integrar o enlazar a la intranet corporativa.
  • Sección de noticias de forma oportuna, para comunicar, socializar, compartir todas las novedades de la empresa. Si se realiza de forma oportuna y transparente, se logran lazos más fuertes de lealtad y confianza de los trabajadores con la alta dirección y disminuye la comunicación informal (chismes de pasillos).
  • Un repositorio de información, dónde cada estructura organizativa comparta la información necesaria para los trabajadores. Por ejemplo: software, los slips de salarios, boletines de vigilancia tecnológica, indicaciones de las organizaciones de masas, políticas, entre otros.
  • Diseño de encuestas, en la que los trabajadores puedan responderlas de forma anónima y ver sus resultados. Esta es una herramienta muy útil para la dirección, porque les permite interactuar con los trabajadores y medir el clima laboral.
  • Galerías multimedios, en la que puedan comunicar a través de imágenes, audios y videos la evolución de la empresa. Estos recursos serán utilizados por los trabajadores para la creación de presentaciones empresariales.
  • Agenda o directorio, en el que se pueda comunicar la información de contacto de todos los trabajadores de la empresa. Esta herramienta agiliza la comunicación. De ser necesario, se pueden publicar directorios de clientes y proveedores u otras partes interesadas.
  • Chat corporativo, para la interacción directa o grupal entre trabajadores. Muy útil para la socialización del conocimiento tácito a tácito.
  • Foro debate, para que los trabajadores promuevan el uso de la inteligencia colectiva para encontrar o brindar soluciones a los problemas operativos a los que se enfrentan. Esta herramienta es útil porque potencia el capital estructural de la empresa al fluir el conocimiento de tácito a explícito.
  • Preguntas frecuentes o una base de conocimiento, que se pueden construir a partir de los problemas y soluciones expresados en el foro debate, la comunicación de los clientes, proveedores u otras partes interesadas.
  • Buscador, que permita a los trabajadores localizar los recursos relacionados con las palabras claves de interés.
  • Publicar los enlaces a recursos internos y externos a la empresa, pero que son de uso frecuente por los trabajadores, ejemplo, servicios de correo, FTP, ERP, redes sociales, prensa digital, enlace a los sitios web de los ministerios y gobiernos locales de interés, entre otros.
  • Garantizar el control de acceso a la intranet y sus recursos. Por lo general se implementa un sistema de autenticación y roles, que garantiza que los trabajadores solo puedan acceder a la información autorizada.

Conclusiones

La intranet corporativa:

  • Es una plataforma para la comunicación interna y la gestión del conocimiento de las empresas estatales cubanas.
  • Se alinea al sistema de dirección y gestión empresarial y tiene la capacidad de presentar la información documentada acorde a la estructura de cada uno de estos sistemas.
  •  Integra todos los recursos de conocimientos que necesitan los trabajadores para su desempeño, y tener la capacidad de búsquedas globales y ágiles.
  • Cuenta con un sistema de seguridad que permita controlar el acceso de los trabajadores a los recursos publicados en la intranet corporativa.

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