La Gestión del Conocimiento en el contexto cubano

Introducción

La gestión del conocimiento es una decisión estratégica para las empresas cubanas. Si bien es posible que a corto o mediano plazo estas experimenten mejoras en el desempeño de los trabajadores, y como resultado algunas innovaciones rutinarias, es a largo plazo en el que lograrán mayor efectividad de las decisiones relacionadas con clientes, mercados,  proveedores, los procesos de producción de bienes y servicios, así como innovaciones comerciales y de productos.

En el sistema empresarial de Cuba son pocas las empresas que de forma explícita tienen diseñado e implantado un sistema de gestión del conocimiento. Por lo general las empresas cubanas abordan el conocimiento desde los requisitos de la norma NC ISO 9001:2015 y por lo que mandata la legislación sobre la implantación del perfeccionamiento empresarial. Entonces, con frecuencia, las empresas para cumplir con los requisitos de estas normas relacionadas con el conocimiento,  ven como solución a los procesos de capacitación, que por lo general fomentan solo las transferencias de tácito a tácito.

Esto trae como consecuencia que no logren desarrollar sus capacidades al máximo ni reaccionar de forma ágil a los cambios del mercado y mantener la competitividad. Además de que la ausencia de enfoques conscientes y sistemáticos para abordar la gestión del conocimiento ha provocado que muchas empresas en Cuba estén afrontando diferentes problemáticas:

  • Incapacidad para retener el conocimiento de los trabajadores cuando salen de la empresa.
  • Baja capacidad para desarrollar nuevos productos.
  • Pérdida de competitividad en el mercado.
  • No logran adaptarse a los cambios del entorno.
  • Generan poca o ninguna innovación de procesos, productos o mercado.
  • Grandes bancos de problemas aun cuando tienen personas capacitadas y los recursos necesarios para resolverlos.

Son precisamente estas problemáticas las que motivan este artículo, en el que se exponen las bases para diseñar e implantar un sistema de gestión del conocimiento en el sistema empresarial cubano.

Principales conceptos relacionados con la gestión del conocimiento

es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, y del cual se espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.

es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física.

mucho se ha debatido sobre el significado de conocimiento. En primer lugar, la Real Academia expresa en sus acepciones que es la acción y efecto de conocer: entendimiento, inteligencia, razón natural, saber o sabiduría. De manera similar el diccionario Collins lo define como aquellos hechos, sentimientos o experiencias adquiridas por una persona o grupos de personas. Estos conceptos ubican al ser humano como único propietario del conocimiento, el cual obtiene a partir de procesos de aprendizaje.

Sin embargo se deben tomar en cuenta otros conceptos, que definen el conocimiento como el resultado de relacionar información relevante para obtener patrones que puedan llevar a predecir comportamientos de determinadas variables.

Para mejor comprensión se debe entender el conocimiento, en un contexto empresarial, como toda información relevante que produzca saber hacer o Know How. Este conocimiento puede estar codificado en la mente de los trabajadores o en las fuentes de información de la empresa, clientes o proveedores. Las empresas de más éxitos en Cuba han logrado capitalizar todo el conocimiento en función de la solución de problemas, la toma de decisiones y la innovación.

son los derechos exclusivos sobre obras científicas, artísticas, literarias y educacionales de carácter original que se hayan hecho o puedan hacerse de conocimiento público por cualquier medio lícito, cualesquiera que sean sus formas de expresión, su contenido, valor o destino.

es la aplicación de los resultados de la investigación o de cualquier otro tipo de conocimiento científico, a un plan o diseño en particular para la producción de materiales, productos, métodos, procesos o sistemas nuevos, o sustancialmente mejorados, antes del comienzo de su producción o utilización comercial.

se puede definir como un sistema o conjunto de métodos para identificar, crear, compartir, distribuir, capturar y comprender todo el conocimiento de una empresa. En primer lugar, se usa el término identificar porque no toda información es relevante ni todo el conocimiento es necesario para cumplir con los objetivos de la empresa. Por tanto el sistema de gestión del conocimiento que se diseñe para la empresa debe ser capaz de adaptarse rápidamente en función de las necesidades de la empresa, a corto, mediano y largo plazo.

es todo aquel estudio original y planificado, emprendido con la finalidad de obtener nuevos conocimientos científicos y tecnológicos.

es un derecho exclusivo que concede el Estado para la protección de una invención, la que proporciona derechos exclusivos que permitirán utilizar y explotar su invención e impedir que terceros la utilicen sin su consentimiento. Si opta por no explotar la patente, puede venderla o ceder los derechos a otra entidad para que la comercialice bajo licencia.

comprende los derechos o bienes que son producto de creación intelectual del ser humano. Así la Propiedad Intelectual otorga protección a los derechos que tienen las personas sobre sus creaciones intelectuales. De esta manera, para distinguir los distintos derechos que están contenidos en ella, esta se divide en dos ramas claramente diferenciables: Derechos de Autor y la Propiedad Industrial.

derechos exclusivos que se reconocen sobre las creaciones intelectuales de aplicación en el comercio y la industria, entendida en su sentido más amplio. Su protección tiene por objeto las patentes de invención, los modelos de utilidad, los dibujos o modelos industriales, las marcas de fábrica o de comercio, las marcas de servicio, el nombre comercial, las indicaciones de procedencia o denominaciones de origen, así como la represión de la competencia desleal. Estos derechos adquiridos son territoriales e impiden a terceros realizar determinados actos de explotación en un tiempo limitado.

Explore otros conceptos sobre activo fijos intangibles

Norma Cubana de Contabilidad #8

Principales enfoques de gestión del conocimiento

Existen al menos tres enfoques de gestión del conocimiento:

  • La escuela económica
  • La escuela organizacional
  • La escuela estratégica

Estos enfoques se deben de tener en cuenta al diseñar el sistema de gestión del conocimiento de la empresa.

La gestión del conocimiento según la escuela económica

Este enfoque trata al conocimiento como un activo fijo intangible y su gestión se orienta a su protección y contabilización. Según este enfoque, las empresas cubanas deberían considerar sus marcas, la identidad corporativa, patentes, derechos de autor, propiedad industrial y sus competencias centrales como activos intangibles y, por consiguiente, se deben determinar y contabilizar los beneficios que estos generen.

Los activos intangibles se pudieran dividir para para su tratamiento contable en tres familias:

  • Estructura externa: que son el resultado de las relaciones con las partes interesadas de la empresa, tales como: clientes, proveedores y la imagen o reputación de esta ante la sociedad o el mercado.
  • Estructura interna: para agrupar las patentes, software, nuevos modelos o conceptos y todos aquellos activos que sean producidos por el intelecto de los trabajadores pero su resultado pertenece legalmente a la empresa.
  • Competencias individuales: en la que incluye como activo intangible las habilidades y conocimiento que poseen aquellos trabajadores cuyo desempeño impactan directamente en la satisfacción de los clientes.

Aunque la Norma Cubana de Contabilidad número 8 sobre Activos Fijos Intangibles (NCC 8), no incluyen esta clasificación en su contenido, si están implícitos estos componentes y no entran en contradicción.

En Cuba aún existe poca experiencia en el tratamiento contable de los activos intangibles. Por esa razón se recomienda que las empresas cubanas, además de aplicar la NCC 8, se acerquen también a las universidades y otros centros de producción de conocimiento. Resulta conveniente que esta norma de contabilidad se estudie y analice a nivel de consejo de dirección, para lograr el liderazgo de la dirección. En cuanto a las universidades, son las de La Habana, La Universidad Central de Las Villas y La Universidad de Oriente las que más se destacan, aunque en primer lugar debieran acceder a las universidades locales.

La gestión del conocimiento según la escuela organizacional

Estos enfoques se ocupan de garantizar que el conocimiento se ponga en función del desempeño de las empresa, volverla más inteligente. El primer enfoque se centra en gestionar el Conocimiento Común,  mientras el segundo se basa en el ciclo SECI.

Gestión del Conocimiento Común

El conocimiento común se puede definir como aquel conocimiento que adquieren o aprenden los trabajadores mientras realizan las tareas o actividades dentro de la empresa y que ya todos se refieren a este como experiencia.

La gestión de este tipo de conocimiento, se realiza a través de mecanismos de transferencia de conocimiento. Estos mecanismos se refieren a los procesos de reutilización o aprovechamiento de las experiencias de los trabajadores en distintas tareas con cierto grado de similitud o en distintas unidades organizativas de la empresa.

Las empresas en el diseño de su sistema de gestión del conocimiento pueden implementar al menos cinco mecanismos de transferencia de conocimiento:

  • Transferencia en serie: Ocurre cuando un equipo de trabajo que realizan siempre tareas similares las ejecutan utilizando conocimientos internos, transfiriendo los conocimientos individuales de sus miembros hacia todos en el equipo. El conocimiento a transferir puede ser tácito y explícito.
  • Transferencia explícita: ocurre cuando un equipo de trabajo realiza el mismo trabajo que otro grupo ya ha realizado en el pasado y este transfiere sus conocimientos (experiencias) al primero de forma explícita a través de textos, números, fórmulas, procedimientos o cualquier otra forma de información documentada.
  • Transferencia tácita: ocurre cuando un equipo de trabajo realiza el mismo trabajo que ha realizado otro equipo de trabajo aplicando el conocimiento de este último en un contexto diferente. La transferencia se realiza de forma tácita a través de actividades sociales.
  • Transferencia estratégica: ocurre cuando un equipo debe realizar tareas no repetitivas, que ocurren una sola vez y con características propias únicas, como son los proyectos, pero a su vez desea reutilizar la experiencia de otros equipos que han ejecutado tareas similares.
  • Transferencia experta: ocurre cuando el equipo de trabajo se enfrenta a tareas complejas o problemas técnicos pocos frecuentes, que no pueden ejecutar con los conocimientos comunes del equipo y que no están en documentos ni manuales de la empresa, sino que requiere de la transferencia de conocimiento de expertos.

Ciclo SECI para la gestión del conocimiento

SECI, es acrónimo de socialización, externalización, combinación e internalización del conocimiento. Es un modelo de creación de conocimiento creado por Nonaka en el año 2000.Este modelo tiene tres elementos:

  • Procesos SECI, para la conversión de conocimientos tácitos y explícitos.
  • Ba, que gestiona el contexto en el que ocurre la creación del conocimiento.
  • Activos de conocimiento, que garantiza los recursos necesarios para la creación del conocimiento.

Las empresas deben crear conocimientos de forma incremental a través de las interacciones del conocimiento tácito y explícito, a estas interacciones se nombran conversiones y tienen cuatro pasos: socialización, externalización, combinación e internacionalización. Antes de comenzar a explicar estos pasos conviene aclarar que el conocimiento tácito es aquel que solo reside en la mente de una persona, es individual, mientras que el explícito ya se exterioriza y está codificado, en el caso de las empresas en forma de información documentada.

  • Socialización: Este proceso de conversión ocurre cuando se transfiere el conocimiento de tácito a tácito, de persona a persona. El contexto (BA) de transferencia son las actividades sociales, por ejemplo en las reuniones de los órganos colegiados de dirección, fórum de ciencia y técnica, entrenamientos y cursos de capacitación, entre otros.
  • Externalización: Es el proceso de convertir el conocimiento tácito a explícito. Los trabajadores expresan los conocimientos relevantes para la empresa en formatos precederos. El ejemplo que mejor ilustra la externalización del conocimiento en el sistema empresarial, es la elaboración de los procedimientos de trabajos, ya que los expertos documentan y comparten cómo se deben ejecutar los procesos de negocios de la empresa. Otros ejemplos, nuevas fórmulas y recetas, artículos científicos, mapas conceptuales, memorias de eventos, por mencionar algunos.
  • Combinación: En este proceso se le agrega valor al conocimiento explícito ya existente y se convierte en un nuevo conocimiento también explícito. Es el paso que más inteligencia aporta a la empresa. Debido a que colecta y homogeniza el conocimiento que reside en documentos y bases de datos y construye un nuevo conocimiento más relevante y estratégico. Por ejemplo, los análisis financieros, balances generales, informe de revisión por la dirección del sistema de gestión de la calidad, plan estratégico de la empresa, entre otros.
  • Internalización: Ocurre cuando los trabajadores se apropian del conocimiento que está de forma explícita en la empresa, aprenden, forman competencias sobre las actividades del negocio de los que son responsables. Algunos ejemplos son: las actividades de investigación y desarrollo, el estudio de las normas y procedimientos que aplican a los puestos de trabajo y análisis de los tableros de control, mapas conceptuales e informes de auditorías.  

La gestión del conocimiento según la escuela estratégica

La escuela estratégica considera que la gestión del conocimiento es parte de la estrategia competitiva de la empresa. En su concepción incluye tres perspectivas que se deben desarrollar según las características y el contexto de cada empresa:

  • Perspectiva centrada en la información: la cual se enfoca en identificar y localiza el conocimiento que se necesita para la solución de los problemas de la empresa. Por esta razón, la empresa debe mantener un inventario de conocimientos que permita localizarlo en el menor tiempo cuando surgen los problemas.
  • Perspectiva centrada en la tecnología: se ocupa de poner el hardware y el software de la empresa en función de producir el conocimiento que necesitan los trabajadores. Por consiguiente, las empresas implementan motores de búsquedas, tableros de control, sistemas de reportes dinámicos, sistemas de inteligencia empresarial y vigilancia tecnológica, entre otros.
  • Perspectiva centrada en la cultura: se interesa en fomentar valores, principios que impacten en la cultura organizacional para facilitar la conversión del conocimiento tácito. Esta es uno de los retos mayores que tienen las empresas cubanas. Se ha podido apreciar que los trabajadores de las empresas estatales tienen la disposición de compartir sus conocimientos siempre que se necesite. La alta dirección de la empresa debe aprovechar esta fortaleza para crear estrategias, métodos, espacios de socialización del conocimiento, fomentar la cultura en los trabajadores de transferir el conocimiento tácito.

Estas tres perspectivas están interrelacionadas: son los trabajadores la principal fuente de conocimiento, por tanto, no es posible garantizar su disponibilidad ante la aparición de problemas sino existe en la empresa una cultura de socialización del conocimiento, a su vez la tecnología no tendrá impacto alguno si no están diseñadas estrategias,  mecanismos, modelos, sistemas que organicen el acceso al conocimiento.

Conclusiones

  1. El sistema de gestión del conocimiento constituye la base para la gestión de la innovación y la gestión de competencias y, como consecuencia, una fuente inagotable de eficiencia y competitividad.
  2. Tanto la ISO 9001:2015 como el reglamento para la implantación del perfeccionamiento empresarial, reconocen el impacto del conocimiento en los resultados de la empresa y su gestión constituye un requisito. Sin embargo, muchas de las empresas lo interpretan como la necesidad de contar con procesos de capacitación.
  3. Una de las principales barreras que tienen las empresas cubanas para gestionar el conocimiento con un enfoque sistémico, es la baja cultura organizacional y liderazgo.
  4. Para diseñar un sistema de gestión del conocimiento en las empresas cubanas se deben crear mecanismos que garanticen la protección y conversión del conocimiento, así como su distribución y disponibilidad para los trabajadores. Por consiguiente, deben tomar en cuenta todos los enfoques de las escuelas de gestión del conocimiento.

Un comentario

  1. Un artículo muy interesante. Las empresas cubanas deberían incluir la gestión del conocimiento a su sistema de gestión

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